Konferenzraum einrichten: der Grundstein zur optimalen Arbeitsatmosphäre bei Besprechungen

Wir von Schultz.de zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Konferenzraum richtig einrichten und welche Produkte Ihnen dabei behilflich sein können.

Sie möchten einen Konferenzraum einrichten? Dann stellen sich Ihnen bestimmt einige Fragen. Da es viel zu beachten gibt, ist es wichtig, diese Fragen detailliert zu beantworten. Im Folgenden klären wir zunächst die grundlegenden Fragen nach den Basics eines Konferenzraums und geben Ihnen dann konkrete Tipps und Tricks sowie effektive Lösungen für die Gestaltung. Wir helfen Ihnen dabei, Ihren Konferenzraum ideal einzurichten.

Raumauswahl und -größe

Jeder Raum hat andere Abmessungen. Je nachdem, welche Raumgröße Ihnen zur Verfügung steht, sind die zu beachtenden Kriterien etwas andere. Wir haben für Sie die wichtigsten Aspekte für kleine und große Konferenzräume gegenübergestellt:

Ergonomie und Komfort

Während einer Besprechung im Konferenzraum sollten sich alle Anwesenden wohlfühlen. Vor allem bei längeren Sitzungen ist ein hohes Maß an Komfort erforderlich. Daher sollten Sie den Aspekt der Ergonomie bei der Einrichtung eines Konferenzraums niemals vernachlässigen.

Ergonomische Möbel können nicht nur das Wohlbefinden positiv beeinflussen, sondern auch zu einer höheren Arbeitseffizienz beitragen. Ergonomie führt zu gesundheitlichen Vorteilen, mehr Kreativität sowie mehr Produktivität.

Konferenzstühle

Es gibt verschiedene Arten von Konferenzstühlen. Sie alle sollen jedoch einen Zweck erfüllen: einen möglichst hohen Sitzkomfort. Entscheiden Sie sich daher für hochwertige Stühle mit ergonomischer Passform, auf dem Teilnehmende bequem sitzen können – selbst dann, wenn eine Besprechung einmal länger dauert.

Als besonders atmungsaktiv und angenehm gilt zum Beispiel der Netzrückenstuhl 11PEN ISO Net. Dynamisches Sitzen, dem in der Ergonomie große Bedeutung beigemessen wird, können Sie durch den Freischwinger Rumba erzielen. Und der Besucherstuhl 11Y Styl gilt aufgrund seiner Polsterung als bequem.

Es ist sinnvoll, bei Konferenzstühlen auch Wert auf eine pflegeleichte Oberfläche zu legen. So lassen sich Stühle einfach reinigen, was eine hygienische Nutzung ermöglicht.

Sitzhocker

Sitzhocker wie der Bürohocker Move fördern eine aufrechte Sitzhaltung sowie dynamisches Sitzen, was die Rückenmuskulatur stärkt. Daher ist auch der SURF Sitzhocker in Konferenzräumen sehr beliebt. Beachten Sie aber, dass Sitzhocker lediglich für kurze Besprechungen geeignet sind. Langes Sitzen ist auf einem Sitzhocker nicht zu empfehlen.

Höhenverstellbare Schreibtische

Neben Stühlen benötigen Sie in den meisten Fällen auch einen Konferenztisch. Meist werden hierfür einzelne Tische aneinander gestellt. Als besonders ergonomisch gelten höhenverstellbare Schreibtische, da Sie diese individuell an die Körpergröße der Teilnehmer anpassen können. Außerdem ermöglichen sie ein vorübergehendes Arbeiten im Stehen, was gesund für den Rücken ist.

Der Konferenztisch sollte zudem allen Teilnehmern ausreichend Beinfreiheit bieten. Höhenverstellbare Schreibtische lassen sich so einstellen, dass jeder den idealen Sitz- oder auch Stehplatz bekommt, ohne eingeengt zu sein.

Je nach Platzbedarf können der eModel 2.0 MINI oder der Kleine Sitz-Steh-Schreibtisch Gasfeder BouncyDesk die richtige Lösung sein. Aber auch größere Modelle wie der elektrisch höhenverstellbare Schreibtisch eDesk PRO in Eiche Vollholz eignen sich als Konferenztisch.

Büroschränke

Damit alle notwendigen Dokumente im Besprechungsraum Platz finden, sollte entsprechender Stauraum vorhanden sein. Es gibt verschiedene Büroschränke, die Ihnen dabei helfen können, Ihren Konferenzraum richtig einzurichten.

Beliebt sind hier Modelle wie der Schiebetürenschrank ANNA, der sich platzsparend öffnen lässt. Auch der Garderobenschrank G kann sinnvoll sein, damit Teilnehmer vor einer Besprechung ihre Jacken ablegen können. Der Universalschrank H6 hingegen lässt sich vielseitig konfigurieren und einsetzen. Hier finden alle Arbeitsmaterialien Platz, die Sie im Konferenzraum benötigen – je nach Wunsch gut sichtbar oder hinter Türen.

Die meisten Schrankmodelle lassen sich bei Schultz nach Belieben konfigurieren und erweitern. Besonders vielseitig sind hier Kombischränke, bei denen Sie nach Belieben Module mit Türen, Schubläden oder offenen Fächern kombinieren können.

Akustikoptimierung

Egal, ob Ihr Besprechungsraum groß oder klein ist, für eine effektive Kommunikation ist es wichtig, für eine gute Akustik zu sorgen. Immerhin sollen sich darin alle mühelos verständigen können. Denn Lärm kann die Konzentration beeinträchtigen und damit die Qualität der Besprechung senken.

Eine gute Akustik können Sie schaffen, indem Sie bei der Einrichtung des Konferenzraums auf schallabsorbierende Materialien setzen. Besonders Textilien haben die Fähigkeit, Schall zu absorbieren und damit Lärm zu vermeiden. Eine gute Lösung sind stoffbespannte Wandabsorber, aber auch Polstermöbel mit Stoffbezug können hier wahre Wunder wirken.

Für ein konzentriertes Zuhören sollten Sie außerdem unnötige Lärmquellen vermeiden. Geräte wie Aktenvernichter und Drucker platzieren Sie daher besser in einem separaten Raum, damit sie die Kommunikation nicht stören.

Nach den Grundlagen geht es nun an die richtige Ausstattung. Damit Sie Ihren Konferenzraum optimal einrichten können, gilt es, die nötige Technik zu installieren und für entsprechende Einrichtungsgegenstände zu sorgen.

Möbel und Einrichtung

Bei der Einrichtung und Gestaltung eines Besprechungsraumes gibt es vor allem zwei Trends, die sich großer Beliebtheit erfreuen:

• All-black-Einrichtung
• All-white-Einrichtung

Wie die Namen bereits verraten, zielen diese Einrichtungsstile darauf ab, alle Einrichtungsgegenstände in schwarzer bzw. weißer Farbe zu gestalten. Entsprechend eingerichtete Besprechungsräume haben meist eine besonders professionelle Ausstrahlung. Natürlich können Sie beide Stile auch mischen und Ihren Konferenzraum in Schwarz-Weiß gestalten.

Bei uns können Sie die Produktsuche auf der linken Seite ganz einfach nach der gewünschten Farbe filtern. So werden Ihnen alle Modelle der jeweiligen Kategorie angezeigt, die in der gewünschten Farbe erhältlich sind. Im Konfigurator können Sie anschließend die Farbe und viele andere Merkmale passend zu Ihren Wünschen auswählen.

Technische Ausstattung

Da eine Besprechung oder Konferenz häufig nicht ohne Präsentationen auskommt, sollte diese nie an der Technik scheitern. Richten Sie Ihren Konferenzraum daher mit passenden Technologien ein. Videokonferenzsysteme, interaktive Whiteboards und ähnliche Technologien erleichtern Präsentationen und ermöglichen bei Bedarf zudem die Kommunikation mit nicht physisch anwesenden Personen.

Auch ein an der Decke montierter Beamer, eine Kamera, ein Mikrofon sowie selbstverständlich eine stabile Internetverbindung sollten nicht fehlen. Neben digitalen Hilfsmitteln für Präsentationen können aber auch herkömmliche Whiteboards und Flipcharts hilfreich sein, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten kann.

Wenn es um das Design Ihres Konferenzraums geht, kommt Ihr persönlicher Geschmack ins Spiel. Richten Sie einen Besprechungsraum so ein, dass er Ihnen, aber auch Ihren Mitarbeitern gefällt. Dennoch gilt es auch hier, ein paar Faktoren zu berücksichtigen, um das Beste aus dem Raum herauszuholen.

Beleuchtung

Optimale Lichtverhältnisse wirken sich auf die Produktivität und Kreativität von Menschen aus und sind wichtig für eine hohe Sicherheit am Arbeitsplatz. Achten Sie bei der Einrichtung von Konferenzräumen also stets auf die richtige Beleuchtung.

Je nach Raumgröße ist eine andere Lichtstärke nötig. Handelt es sich um einen großen Besprechungsraum, ist es ratsam, mehrere Lichtquellen zu installieren. Doch auch die Lichtfarbe ist essenziell: Während helles, weißes Licht die Konzentration fördert, trägt warmes, gedämpftes Licht zu einer entspannten Atmosphäre bei.

Kombinieren Sie am besten Tageslicht und künstliches Licht. Der Raum sollte über möglichst viele Fenster verfügen, denn Tageslicht wirkt sich gut auf die Psyche aus. Kunstlicht kann bei Dunkelheit und schlechtem Wetter unterstützend wirken.

Dekoration und Ambiente

Ist Dekoration in einem Konferenzraum überhaupt nötig? Tatsächlich ist die Dekoration von Besprechungsräumen stark im Trend. Allerdings sollten Sie den Raum nicht mit Dekorationen überladen. Besser ist es, auf einzelne, gut ausgewählte Gegenstände zu setzen.

Dekoration kann für eine inspirierende Umgebung sorgen. Besonders Pflanzen gelten als ausgleichend und können die Konzentration und Kreativität steigern. Doch auch Deko-Objekte wie ein Zen-Garten oder Wandbilder können einen positiven Effekt auf die Teilnehmer Ihrer Besprechung haben.

Barrierefreiheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz

Inklusion am Arbeitsplatz ist ein wichtiges Thema, das Sie bei der Einrichtung von Konferenzräumen und Büros nicht vernachlässigen sollten. Damit auch Mitarbeiter mit eingeschränkter Mobilität den Besprechungsraum mühelos betreten und sich darin frei bewegen können, sollten Sie daher für Barrierefreiheit sorgen.

Achten Sie bei der rollstuhlgerechten Einrichtung auf folgende Aspekte:

• eine Türbreite von mindestens 90 cm
• ausreichenden Platz zwischen Stühlen, Konferenztisch und anderen Einrichtungsgegenständen für einen Rollstuhl
• ausreichend Platz für Wendemöglichkeiten
• einen Fahrstuhl als Alternative zur Treppe
• gutes Kabelmanagement für die Reduktion von Stolperfallen
• gute Erreichbarkeit der Konferenztische

Überdies können Sie mit ergonomischen Möbeln das Wohlbefinden aller Anwesenden steigern. Ergonomie wirkt sich positiv auf die Gesundheit aller Mitarbeiter aus – egal, ob mit oder ohne körperliche Einschränkung. So können alle Teilnehmer auch längere Besprechungen konzentriert und beschwerdefrei bewältigen.

In einem Konferenzraum entscheiden Anwesende häufig über die zukünftige Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, Bewerbern und Kunden. Zudem vermittelt der Besprechungsraum Besuchern oftmals einen ersten Eindruck vom Unternehmen. Daher sollten Sie auf eine professionelle und seriöse Gestaltung Wert legen.

Dezente Farben

Um den Raum optisch nicht zu überladen, sollten Sie von einer übermäßigen Verwendung von Farben absehen. Halten Sie sich an die Farbtöne Schwarz, Weiß und Anthrazit. Sie können auch die Farben Ihres Firmenlogos dezent mit einfließen lassen, die Farben sollten aber im Allgemeinen eher schlicht sein.

Besprechungsinseln

Für Meetings mit wenigen Teilnehmern sind Besprechungsinseln sehr beliebt. Sie bestehen aus einer quadratischen oder runden Aufstellung von Sitzgelegenheiten und einem Tisch, umgeben von einem Sicht- und akustischen Schutz. Hier eignen sich bequeme Büro Loungemöbel mit hoher Rückenlehne wie das 2-Sitzer-Sofa Kendo.

Bestuhlung in U-Form

Für Konferenzen mit vielen Personen eignen sich Besprechungsräume mit längeren Tischen. Beliebt ist hier die U-Form, an deren offenem Ende ein interaktives Display für Präsentationen platziert werden kann. Die Mitte der U-Form können Sie für Pflanzen oder andere niedrige Deko-Elemente nutzen.

Gutes Raumkonzept, Tageslicht und Deko

Achten Sie bei der Gestaltung darauf, dass die Teilnehmer weder beengt noch zu weit verstreut sitzen und einen guten Blick auf alle anderen Teilnehmer sowie Präsentationsflächen haben. Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre mit viel natürlichem Licht und einzelnen auflockernden Deko-Elementen. So schaffen Sie den idealen Raum für eine offene Kommunikation und frische Ideen.

Sie möchten einen Besprechungsraum einrichten, benötigen aber noch etwas Inspiration? In unserem Ratgeber haben wir alle wichtigen Aspekte zusammengetragen, die Ihnen dabei helfen, einen idealen Konferenzraum einzurichten. Neben der Auswahl passender Konferenzmöbel spielen auch Faktoren wie Akustik und Licht eine wichtige Rolle. Entdecken Sie bei uns im Shop Einrichtungsgegenstände, die Ihnen dabei helfen, Ihren Konferenzraum nach Ihren Wünschen einzurichten – die beste Voraussetzung für viele erfolgreiche Meetings.