Menschen entscheiden intuitiv, ob sie sich in einer Umgebung wohlfühlen – meist innerhalb weniger Sekunden. Genau wie bei einer ersten Begegnung mit einer anderen Person spielt auch beim Betreten eines Unternehmens der erste Eindruck eine große Rolle. Erinnern Sie sich an Ihren letzten Besuch in einer Arztpraxis oder einem Hotel? Wenn Sie dort freundlich empfangen wurden und ein einladendes Ambiente vorfanden, fühlten Sie sich sicher willkommen und gut aufgehoben.
Inhaltsverzeichnis
Ein durchdacht gestalteter Empfang lädt Gäste zum Verweilen ein und lässt sie gerne zurückkehren. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren Empfangsbereich mit einfachen Mitteln freundlich und ansprechend gestalten können – durch die Auswahl passender Möbel, harmonische Dekoration und eine gut durchdachte Raumaufteilung.
Welchen Eindruck möchten Sie im Empfangsbereich hinterlassen?
Der Empfangsbereich ist Ihre Visitenkarte. Gestalten Sie diesen Bereich daher so, dass er zu Ihren Unternehmenswerten passt. Überlegen Sie, wie Sie wahrgenommen werden möchten. Wenn Ihre Firma für Weltoffenheit und Kreativität steht, sollte das auch der Empfang ausstrahlen.
Soll der Empfang einladend wirken und Vertrauen schaffen? Oder möchten Sie einen klaren, strukturierten Eindruck hinterlassen, der Verlässlichkeit zeigt? Der Stil Ihres Empfangsbereichs sagt viel darüber aus, was Ihre Besucher erwartet – und gibt ihnen das Gefühl, gleich richtig angekommen zu sein.
Der Empfangsbereich lebt von einer klaren Struktur
Gerade für Erstbesucher ist es wichtig, sich schnell orientieren zu können und nicht erst lange nach dem richtigen Ansprechpartner oder einem Wartebereich suchen zu müssen. Wenn jeder Bereich klar strukturiert und gut einsehbar ist, entsteht sofort ein positiver Gesamteindruck.
Empfangstheke als zentraler Orientierungspunkt
Die Empfangstheke ist das Herzstück des Empfangsbereichs. Hier begrüßen Sie Ihre Besucher und geben ihnen eine klare Anlaufstelle. Positionieren Sie die Theke so, dass sie gut sichtbar ist und niemand lange suchen muss. Gerade in Arztpraxen oder Beratungsbüros sollte rund um die Theke genügend Raum für Diskretion sein, damit Gespräche nicht ungewollt von anderen mitgehört werden.
Wartebereich für entspanntes Ankommen
Ein gemütlicher Wartebereich bietet Ihren Gästen Platz zum Ankommen. Es sollten immer ausreichend Sitzgelegenheiten vorhanden sein. Je nach Wartebereich zeigen Sie auch mit kleinen Aufmerksamkeiten wie Snacks Wertschätzung aus.
Besprechungsbereich für diskrete Gespräche
Manchmal finden Gespräche direkt im Empfangsbereich statt. Hier ist es sinnvoll, kleine Rückzugsbereiche zu schaffen, in denen genügend Abstand zwischen den Sitzplätzen besteht, sodass ausreichend Privatsphäre gewährleistet ist.
Wählen Sie passende Möbel für Ihren Empfangsbereich aus
Die Empfangsmöbel haben sowohl eine funktionale als auch eine ästhetische Aufgabe. Für die Mitarbeiter sollten sie eine ergonomische und gut organisierte Umgebung schaffen, in der sie professionell arbeiten können. Bei den Besuchern liegt der Fokus eher darauf, dass sie gut ankommen, bequem Platz nehmen und sich wohlfühlen können.
Ergonomische und funktionale Arbeitsmöbel für das Empfangsteam
Richten Sie Ihrem Team hinter dem Empfangstresen einen Arbeitsbereich mit ergonomischen Möbeln ein. Da es am Empfang meistens keine längeren Sitzzeiten gibt, sind höhenverstellbare Hocker eine gute Wahl. Ein solcher Hocker ermöglicht es, schnell zwischen Stehen und Sitzen zu wechseln.
Vorteile höhenverstellbarer Hocker im Empfangsbereich:
- Fördern eine gesunde Körperhaltung: Die Höhenverstellbarkeit ermöglicht es, durch eine angepasste Sitzhöhe die Wirbelsäule zu entlasten.
- Ermöglichen flexibles Arbeiten: Das schnelle Wechseln zwischen Sitzen und Stehen verhindert einseitige Belastungen.
- Sparen Platz: Im Vergleich zu großen Bürostühlen nehmen Hocker weniger Platz ein und lassen den Empfangsbereich großzügiger wirken.
- Passen gut zum Empfangstresen: Durch ihre Höhenverstellbarkeit lassen sich Hocker ideal an die Höhe des Tresens anpassen.
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Gemütliche Sitz- und Loungemöbel für Ihre Besucher
Oft kommen Besucher gestresst und abgehetzt an – vielleicht direkt von einem anstrengenden Termin oder auf den letzten Drücker. In diesem Moment wünschen sie sich einen Ort, an dem sie kurz durchatmen können. Genau hier macht ein gut gestalteter Wartebereich den Unterschied.
Gäste, die manchmal auch länger warten müssen, sollten es dabei bequem haben. Einladende Loungemöbel wie gut gepolsterte Sessel oder Sofas sind hier eine gute Wahl. Achten Sie darauf, Möbel auszuwählen, die nicht nur bequem, sondern auch repräsentativ sind. Im Schultz Onlineshop finden Sie eine hochwertige Kollektion aus gemütlichen Loungemöbeln. Mit ergonomischen Designs und hochwertigen Materialien für den perfekten Empfang Ihrer Gäste.
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Aufbewahrungsmöglichkeiten für Ordner, Unterlagen und Arbeitsmaterialien
Es gibt eine universelle Regel, die für alle Empfangsbereiche gilt: Er muss ordentlich und aufgeräumt wirken und vollkommen frei von Zettelwirtschaft und Chaos sein. Geschlossene Regale, Schubladen und Sideboards helfen dabei, Ordnung zu halten und alle wichtigen Materialien griffbereit, aber außer Sichtweite zu verstauen.
Die umfangreiche Büroschrank-Kollektion von Schultz bietet hier die perfekte Lösung. Die Schränke können individuell konfiguriert werden – in der Farbe, mit oder ohne Türen und in verschiedenen Maßen. Damit lassen sich die Schränke ideal an die Corporate Identity Ihres Unternehmens und den Eindruck anpassen, den Sie vermitteln wollen.
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So wichtig ist die Beleuchtung am Empfang
Die Beleuchtung im Empfangsbereich beeinflusst maßgeblich, wie ein Raum wahrgenommen wird. Licht kann Emotionen wecken, die Wahrnehmung von Räumen verändern und sogar das Verhalten der Menschen beeinflussen. Ein gut durchdachtes Lichtkonzept ist daher unverzichtbar für ein professionelles Erscheinungsbild.
Was ist bei der Beleuchtung wichtig?
- Die richtige Kombination aus direktem und indirektem Licht
Setzen Sie auf eine Mischung aus hellen, direkten Lichtquellen, die Arbeitsbereiche wie die Empfangstheke optimal ausleuchten, und indirektem Licht, das für eine angenehme Stimmung sorgt. Warmweißes Licht wirkt einladend und beruhigend, während neutralweißes Licht einen cleanen und professionellen Eindruck vermittelt. - Akzente setzen
Mit gezielten Lichtakzenten können Sie bestimmte Bereiche hervorheben. Spots oder LED-Stripes hinter Pflanzen, Kunstwerken oder Regalen sind ein interessanter Hingucker. - Blendfreies Licht
Achten Sie darauf, dass die Beleuchtung weder Besucher noch Mitarbeiter blendet. Mattierte Lampenschirme oder indirekte Lichtquellen verhindern störende Reflexionen. - Flexibilität schaffen
Dimmbare Lichtquellen ermöglichen es, die Beleuchtung je nach Tageszeit und Bedarf anzupassen. So können Sie den Empfangsbereich morgens hell und klar ausleuchten und abends eine entspanntere Atmosphäre schaffen.
Dekoration im Empfangsbereich: Atmosphäre entsteht durch Details
Auch in Sachen Dekoration steht die zentrale Frage im Vordergrund: Welcher Eindruck soll bei den Besuchern entstehen? Danach richtet es sich, ob die Deko eher minimalistisch wird oder etwas umfangreicher ausfallen darf. Mit gezielt eingesetzten Pflanzen, Kunstwerken, Accessoires und saisonalen Dekorationen wie zur Weihnachtszeit schaffen Sie in jedem Fall eine persönlichere Note.
Pflanzen für Frische und Natürlichkeit
Pflanzen bringen Leben in den Raum. Ob große Grünpflanzen in eleganten Töpfen oder kleine Arrangements auf der Theke – sie lockern den Empfangsbereich auf und wirken beruhigend. Gleichzeitig verbessern sie die Luftqualität, was sowohl Gästen als auch Mitarbeitern zugutekommt. Wählen Sie pflegeleichte Arten wie Monstera, Drachenbaum oder Sukkulenten, die auch bei wenig Licht gedeihen.
Setzen Sie mit Kunst individuelle Akzente
Ein gut gewähltes Kunstwerk ist nicht nur ein Hingucker, sondern unterstreicht auch Ihre Unternehmenswerte. Moderne Gemälde, eine lokale Fotografie oder kleine Skulpturen sind ein Hingucker und bleiben im Gedächtnis. Platzieren Sie Kunst so, dass sie den Raum optisch aufwertet, ohne ihn zu überladen. Stimmen Sie die Farben und Motive auf das Corporate Design Ihres Unternehmens ab.
Nutzen Sie praktische und stilvolle Accessoires
Kleine Details wie hochwertige Visitenkartenhalter, dekorative Schalen oder eine stilvolle Uhr werten den Empfang auf subtile Weise auf. Kleine Schalen mit Snacks, stilvolle Stifthalter, Notizblöcke – verbinden Sie das Praktische mit dem Ästhetischen und wählen Sie Accessoires gezielt aus, damit sie den Raum nicht überladen.
Branchenbeispiele: Empfangsbereiche für unterschiedliche Unternehmensgrößen
Empfangsbereiche müssen nicht nur optisch ansprechend sein, sondern auch auf die Anforderungen der jeweiligen Unternehmensgröße und -kultur abgestimmt werden. Ob Start-up, Mittelständler oder Konzern – jeder Empfangsbereich muss anderen Ansprüchen gerecht werden.
Modern und flexibel: Empfangslösungen für Start-ups und kleine Unternehmen
In Start-ups und kleinen Unternehmen ist der Empfang oft Teil eines offenen Bürokonzepts. Eine kompakte, aber professionelle Empfangslösung signalisiert hier Effizienz und Innovationskraft. Multifunktionale Möbel sparen dabei wertvollen Platz.
Empfehlungen für Start-ups:
- Empfangstheke: Wählen Sie ein flexibles Design, das sich in offene Büroflächen integriert und bei Bedarf auch als zusätzlicher Arbeitsplatz dienen kann
- Beleuchtung: Setzen Sie auf modernes LED-Licht, das sich der Tageszeit anpasst
- Sitzgelegenheiten: Eine kleine, aber hochwertige Wartezone mit bequemen Lounge-Sesseln und Arbeitsmöglichkeiten für wartende Gäste
- Stauraum: Integrierte Aufbewahrungslösungen, die sich unauffällig ins Gesamtbild einfügen
Repräsentativ und effizient: Der Empfang im Mittelstand
Mittelständische Unternehmen legen oft besonderen Wert auf einen professionellen, aber persönlichen Empfangsbereich. Hier treffen Geschäftspartner, Kunden und Bewerber aufeinander – der Empfang muss daher verschiedene Funktionen erfüllen und gleichzeitig die Unternehmenskultur widerspiegeln.
Wichtige Elemente für mittelständische Unternehmen:
- Empfangstheke: Ein großzügiger Arbeitsbereich mit ergonomischer Ausstattung für das Empfangspersonal
- Wartebereich: Verschiedene Sitzgruppen für unterschiedliche Wartesituationen – von kurzen Gesprächen bis zu längeren Wartezeiten
- Besprechungsnischen: Diskrete Bereiche für spontane Meetings oder vertrauliche Gespräche
- Medientechnik: Digitale Besucherverwaltung und Informationsbildschirme für einen modernen Auftritt
Wichtige Anforderungen an Empfangsbereiche in Arztpraxen
In Arztpraxen steht Funktionalität im Vordergrund. Patienten erwarten hier einen gut organisierten, diskreten Empfang, der Professionalität ausstrahlt und Vertrauen vermittelt. Gleichzeitig sollte der Raum beruhigend wirken, um Ängste oder Nervosität zu reduzieren.
Essentielle Elemente für Arztpraxen:
- Empfangstheke: Achten Sie auf ein Design mit klarer Struktur und Raum für Akten, Computer und andere Arbeitsmaterialien. Diskrete Bereiche helfen, vertrauliche Gespräche zu ermöglichen.
- Farben: Beruhigende Töne wie Weiß, Beige oder sanftes Blau schaffen ein angenehmes Umfeld.
- Wartebereich: Hygiene steht hier an erster Stelle. Komfortable Sitzmöbel mit leicht zu reinigenden Materialien, ergänzt durch Wasserspender oder Spielzeug für Kinder, sorgen für Wohlbefinden.
- Dekoration: Dezent platzierte Pflanzen oder Bilder mit Naturmotiven schaffen eine entspannte Atmosphäre.
Lesen Sie hier mehr über die richtige Einrichtung des Wartezimmers.
Großzügig und strukturiert: Empfangsbereiche für Großunternehmen
In Großunternehmen ist der Empfang das zentrale Drehkreuz für einen hohen Besucherverkehr. Hier müssen täglich viele Menschen schnell und effizient empfangen, registriert und weitergeleitet werden. Gleichzeitig soll der erste Eindruck die Unternehmensgröße und -stärke vermitteln.
Gestaltungselemente für Großunternehmen:
- Empfangstheke: Eine großzügige, repräsentative Theke mit mehreren Arbeitsplätzen für parallele Besucherbetreuung
- Zonierung: Klar getrennte Bereiche für Empfang, Warten und Weiterleitung
- Besuchermanagement: Professionelle Systeme zur digitalen Anmeldung und Besucherverwaltung
- Corporate Design: Konsequente Umsetzung des Unternehmensdesigns in Möblierung und Farbgebung
- Wartezonen: Großzügige, aber diskrete Sitzbereiche mit verschiedenen Wartezonen für unterschiedliche Besuchergruppen
Zusätzliche Tipps zur Gestaltung eines einladenden & repräsentativen Empfangsbereichs
Neben den Basics wie der Einrichtung von Zonen, der Möblierung und der Dekoration gibt es noch weitere Punkte, die im Empfangsbereich für einen rundum positiven Eindruck sorgen.
Orientierung und Wegweisung für Besucher
Besucher sollten sich bereits beim Betreten des Empfangsbereichs schnell zurechtfinden können. Klare Beschilderungen, wie gut sichtbare Raum- und Wegweiser, sorgen dafür, dass niemand unsicher nach dem richtigen Ansprechpartner suchen muss. Ein digitaler Begrüßungsbildschirm kann zudem Termine anzeigen oder auf wichtige Informationen hinweisen.
Akustik im Empfangsbereich verbessern
Eine angenehme Akustik trägt entscheidend zum Wohlbefinden bei, vor allem in Bereichen, die gut besucht sind. Teppiche, Vorhänge oder Akustikpaneele an den Wänden helfen, den Geräuschpegel zu dämpfen. Hintergrundmusik, dezent eingesetzt, kann zusätzlich eine beruhigende Atmosphäre schaffen.
Hygienische Maßnahmen sichtbar umsetzen
Im Empfangsbereich kommen oft viele Menschen zusammen – umso mehr Wert sollten Sie hier auf die Hygiene legen. Hygienemaßnahmen sind nicht nur eine Frage der Sauberkeit, sondern sie vermittelt auch Sicherheit und Verantwortungsbewusstsein. Stellen Sie Desinfektionsmittelspender sichtbar bereit und achten Sie darauf, dass Oberflächen regelmäßig gereinigt werden. In Kombination mit einem aufgeräumten Erscheinungsbild fühlen sich Besucher gleich gut aufgehoben.
Fazit: So können Sie Ihren Empfangsbereich repräsentativ gestalten
Mit der richtigen Kombination aus durchdachter Raumaufteilung, ergonomischen und bequemen Möbeln für Mitarbeiter und Besucher, einer einladenden Dekoration und ausreichend Stauraum für alle Unterlagen schaffen Sie einen repräsentativen Eindruck. Jedes Detail leistet einen entscheidenden Beitrag dazu, dass der Empfang seine wichtigste Funktion erfüllt: Gäste freundlich zu begrüßen und ihnen sofort das gute Gefühl zu vermitteln, hier richtig und gut aufgehoben zu sein.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Gestaltung eines Empfangsbereichs
Neutrale Töne wie Weiß, Grau oder Beige wirken professionell, während Akzentfarben wie Blau für Ruhe oder Grün für Nachhaltigkeit stehen können. Achten Sie darauf, dass die Farbwahl zum Corporate Design passt.
Materialien wie Glas, beschichtetes Holz oder Metall sind robust, leicht zu reinigen und wirken hochwertig. Auch Kunstleder für Sitzmöbel ist eine gute Wahl, da es pflegeleicht und gleichzeitig optisch ansprechend ist.
Setzen Sie auf flexible Möbel wie modulare Sitzgruppen oder Hocker, die bei Bedarf leicht umgestellt werden können. Auch zusätzliche Klappstühle oder mobile Elemente helfen, den Empfangsbereich an unterschiedliche Anforderungen anzupassen.
Nutzen Sie den Raum optimal aus, indem Sie multifunktionale Möbel einsetzen. Eine kompakte Empfangstheke, platzsparende Sitzgelegenheiten und vertikale Aufbewahrungslösungen schaffen Platz und Ordnung. Spiegel oder helle Farben können zudem den Raum optisch größer wirken lassen.
Über den Autor
Nicolas Schultz
Geschäftsführer
Durch seine Erfahrung und sein Fachwissen in der Möbelbranche weiß Nicolas, wie wichtig die richtige Ergonomie für die Gesundheit und Fitness der Menschen ist. Sein Ziel ist es, dass jeder Kunde gesund und fit bleibt und seine Arbeit oder sein Leben ohne Schmerzen und Beschwerden genießen kann. Neben seiner Leidenschaft für die Arbeit als Geschäftsführer fährt er gerne mit dem Fahrrad durch den Wald und liebt es, neue Orte zu entdecken. Sein Interesse für das Reisen hat ihm wertvolle Einblicke in verschiedene Kulturen und Lebensweisen gegeben.
