Bürowelt 4.0 – Arbeiten nach Corona

„Das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben“. Wenn Arbeitnehmer derzeit diesen Satz hören, möchten sie am liebsten die Hände über dem Kopf zusammenschlagen und laut aufschreien. Nach über einem Jahr Pandemie im Homeoffice sind es alle Leid und viele sind erschöpft. Rückenprobleme häufen sich, die Einsamkeit nimmt zu und psychische Auffälligkeiten verschärfen sich. Von jetzt auf gleich durch Corona ins eigene Heim zum Arbeiten verfrachtet und ohne Anleitung in diesem Becken der Arbeitswelt zu schwimmen, sind wir mürbe geworden und wollen auch im Arbeitsbereich unser altes Leben zurück.

Zwar nehmen die Impfungen endlich Fahrt auf. Mehr und mehr hört man von Menschen, die endlich den befreienden Pieks erhalten haben und so scheint es als würde es wieder heller werden, in diesem Tunnel, der uns mittlerweile so lange begleitet und seine Spuren hinterlassen wird. Für viele also Zeit, darüber nachzudenken, was und in welchem Ausmaß sich die Arbeitswelt in hoffentlich naher Zukunft verändern wird. Denn was sich im Moment keiner vorstellen mag, weil wir unsere Kollegen und das soziale Miteinander schrecklich vermissen: Homeoffice in der Bürowelt muss kein schreckliches Szenario sein, weil die Weichen besser auf die Bedürfnisse aller Beteiligten gestellt werden können.

In einer normalen Zeit beschulen wir nicht gleichzeitig die Kinder im Homeschooling oder müssen uns in den privaten Kontakten einschränken, sodass wir 24/7 Zuhause sitzen. In einer Zeit, in der wir das Virus wieder im Griff haben, können wir uns besser auf die Situation einstellen, flexibler planen und uns auch ergonomischer einrichten.

Wagen wir den Blick in die nahe Zukunft und schauen uns an, wie die Bürowelt 4.0 ticken wird.

Ausgangsvoraussetzungen bei den Beteiligten

Oft haben große Krisen nicht nur Schlechtes über die Menschheit gebracht, sondern auch längst fällige Veränderungen in Gang gesetzt. Gestärkt aus der Krise hervorgehen, heißt daher die Parole vieler Unternehmen.

Tourismus, Handel, Gastronomie und Messebau hat die Corona-Krise hart getroffen. Aber gerade Unternehmen in Bürotürmen, Verwaltung und Industrie haben festgestellt, dass „Social Distancing“ dank Homeoffice gut funktioniert. Besser noch: sogar effektiver laufen kann. Dass alleine ist nichts Neues. Warum bedurfte es also erst der Pandemie, dass die positiven Seiten des Homeoffice nun breit über alle Arbeitsplätze ausgerollt wurden? Fakt ist, dass sich das Arbeiten im Homeoffice viele Arbeitnehmer schon lange gewünscht haben, um flexibler zu agieren und Familie und Beruf besser unter einen Hut zu bringen. Die Arbeit wird unabhängig vom Ort, Umzüge sind nicht mehr notwendig, selbst wenn der Arbeitsplatz gewechselt wird.

Arbeitgeber hingegen fürchteten lange den Verlust der Kontrollmöglichkeiten. Ein Tag im Homeoffice wurde gerne als zusätzlicher Urlaubstag eingestuft. Zu Unrecht, wie viele Studien zeigen. Sie belegen, dass die meisten Arbeitnehmer Zuhause mehr und länger arbeiten, als wenn sie in der Firma präsent wären. Die Gründe hierfür sind vielfältig: Zum einen wollen sie genau diesen Verdacht ausräumen. Da die Leistung im Moment lediglich an Ergebnissen gemessen wird und der Arbeitsprozess nicht gesehen wird, arbeiten sie bis das Ergebnis steht. Zum anderen verlieren die Menschen das Gefühl über ihre Arbeitszeit – gerade durch die Unterbrechungen von Homeschooling und anderen Ablenkungen. Diese Situation ist der Grund dafür, dass sich viele Arbeitnehmer derzeit sehr belastet fühlen. Das ist auf Dauer nicht zumutbar, hier muss mit Regeln und Vereinbarungen gegengesteuert werden. Ebenso muss der Arbeitnehmer lernen, sich in seinem Arbeitstag eigene Strukturen aufzubauen. Während im Büro um Punkt 12.30 Uhr gemeinsam Mittagspause gemacht wird, an die sich vielleicht ein kleiner Spaziergang anschließt, kann man nun zu jedem beliebigen Zeitpunkt und nebenbei essen.

Auch Gewerkschaften, Betriebsräte und die Politik hatten erheblich Vorbehalte. Von Ausbeutung durch ständige Verfügbarkeit oder Vereinsamung war die Rede. Da das Homeoffice jedoch bleiben wird, muss vorgebeugt werden. Dabei bevorzugen die meisten Unternehmen Hybridmodelle: d. h. arbeiten von Zuhause sowie im Büro und das im Wechsel. Auch das, so wird prognostiziert, wird in vielen Branchen nur eine Zwischenlösung sein. Denkt man ein paar Jahre weiter und blickt auf die nachwachsende, online-affine Generation, stellt man fest, dass Präsenz im Unternehmen kein Thema ist. Erste große Firmen arbeiten bereits vollständig im digitalen Raum.

Mit ein Grund, warum auch Arbeitgeber dieser Lösung positiv gegenüber eingestellt sind, sind die erheblichen Einsparungsmöglichkeiten, die das Homeoffice mit sich bringt. Ein Arbeitsplatz in Frankfurt beispielsweise wird mit 8.000 € berechnet. Eine Einsparung von 20 % sei möglich, ein sehr verlockender wirtschaftlicher Aspekt für Unternehmer. Das Hybridmodell führt im weiteren Verlauf dazu, dass nicht mehr so riesige Büroflächen vorgehalten und ausgestattet werden müssen. Nicht jeder Arbeitnehmer braucht einen eigenen Platz. Eventuell werden nur gemeinschaftlich genutzte Büros oder Meetingräume benötigt. Man trifft sich regelmäßig vor Ort, um Projekte zu planen und Vorgänge abzugleichen. Die Abarbeitung findet dann im heimischen Büro statt. Das Unternehmensgebäude wird vom profanen Arbeitsplatz zur Stätte der Begegnung, in der man die Bürogemeinschaft pflegt und Projekte auf den Weg bringt.

Herausforderungen für die Bürowelt 4.0

Diesen Trend haben viele Unternehmen in den vergangenen Monaten erkannt und stellen jetzt die Weichen, denn was provisorisch und abrupt begonnen hat, muss nun in geordnete Bahnen gelenkt werden. Ein Homeoffice, das aufgrund fehlender ergonomischer Arbeitsplätze und adäquater Teambildung-Maßnahmen mehr Schaden als Nutzen anrichtet, kann nicht die Lösung sein.

Deswegen ist jetzt die Zeit, sich den drängenden und komplexen Fragen zu widmen, die auf alle Beteiligen zukommen:

Das Führen von Teams

Wenn der Austausch an der Kaffeemaschine oder über den Bürotisch hinweg fehlt, muss das aufgefangen werden. Viele Dinge werden zwischen Tür und Angel auf dem kurzen Dienstweg besprochen. Das – so lautet das erste Fazit nach 14 Monaten Pandemie – ist in digitalem Kontakt nicht so gut machbar. Viele Arbeitnehmer haben sich in den ersten Wochen des Distanzarbeitens nicht mehr getraut, die Kollegen Zuhause „zu stören“, obwohl sich alle mitten in der Arbeitszeit befanden.

Auch der so immens wichtige Flurfunk bleibt digital auf der Strecke, sodass die Unternehmen mehr und mehr dazu übergehen, digitale Events wie virtuelle Kaffeepausen oder Spieleabende anzubieten, um den privaten Umgang zu fördern und dafür zu sorgen, dass sich niemand abgehängt fühlt.

Ähnlich verhält es sich mit dem Einhalten regelmäßiger Pausen, wenn der Weg in die Teeküche nicht möglich ist. Manche Führungskräfte machen sich darüber mittlerweile Gedanken und führen erste Regelungen ein. So gibt es mindestens ein Einzelgespräch pro Woche mit jedem Mitarbeiter und die Konferenzen beginnen stets „5 nach“, damit noch fünf Minuten bleiben, um sich eine Pause zu gönnen und einen Tee aufzusetzen.

Gestaltung des Arbeitsplatzes

Wird sich das Homeoffice als fester Bestandteil in die Arbeitswelt integrieren, wird der Arbeitgeber auch in diesem Bereich seiner Fürsorgepflicht nachkommen müssen. So muss beispielsweise gesundes Arbeiten möglich sein. In Zeiten der Krise kann man auf der heimischen Küchenbank arbeiten. Dauerhaft sollte das nicht der Zustand sein, weil es auf die Gesundheit des Mitarbeiters geht. Davon hat weder der Heimarbeiter noch der Unternehmer etwas.

Während der Unternehmer in den eigenen Räumen hauptverantwortlich für die Gestaltung der Arbeitsplätze ist, also auf ergonomische Möbel, die richtigen Lichtverhältnisse sowie eine angenehme Arbeitsatmosphäre achtet, wird es in Zukunft zwei Arbeitsplätze geben, über die in Absprache entschieden werden muss. Auch Zuhause muss der Arbeitnehmer so aufgestellt sein, dass er auf nichtschädliche und gesunde Weise seiner Arbeit nachgehen kann. Beide Parteien müssen also gemeinsam entscheiden, was im privaten Raum des Mitarbeiters geleistet werden kann und wer hierfür die Kosten übernimmt.

Hier ist es gar nicht so leicht, die Grenzen zwischen Privat und Geschäftlich einzuhalten. Schließlich dürfte sich der Chef theoretisch ein Blick darüber verschaffen, wie der heimische Platz ausgerichtet ist und ob der Arbeitnehmer Bürostuhl und Schreibtisch auch wirklich zum vereinbarten Zweck nutzt. Eine vertrauensvolle Kommunikation ist deswegen unerlässlich und bildet die Basis einer guten Zusammenarbeit. Dem Arbeitgeber wird ein wenig die Kontrolle erschwert. Er muss lernen seiner Belegschaft in vielen Dingen zu vertrauen.

Karriere- und Aufstiegschancen

Wie lassen sich diese erreichen? Auf welchem Weg überzeugt man die Unternehmensleitung? Bisher war alles selbstverständlich von der Leistung, aber auch davon abhängig, wie oft man dem Vorgesetzten über den Weg lief. Kommunikation und klar messbare Kriterien werden künftig der Schlüssel für den Erfolg in den Unternehmen darstellen.

Dazu ist es erforderlich, dass der Vorgesetzte aus der Entfernung in der Lage ist, seine Mitarbeiter genau, gleichzeitig auf vertrauensvolle Weise zu beurteilen und zu fördern, wobei Präsenz nicht mehr der Maßstab sein kann. Führungskräfte können darauf schauen, wer zusätzliche Aufgaben und Projekte – auch von Zuhause aus – übernimmt. Wer sich sozial engagiert und vielleicht die Organisation des Spieleabends anleitet oder ein gut funktionierendes Netzwerk unterhält.

Ein enger obligatorischer Kontakt zu jedem einzelnen Mitarbeiter ist deswegen im Homeoffice Pflicht. Jeder, der ein Team leitet, sollte durch eine sorgsam geführte Kommunikation nicht nur genau wissen, wer gerade an welchem Projekt arbeitet und wie er sich fühlt. Es ist darüber hinaus notwendig, über die Zielsetzungen des einzelnen zu sprechen. Welche Ambitionen er im Unternehmen verfolgt und wie diese Ziele erreicht werden können.

Ausblick

Der Wandel in der Arbeitswelt wurde oft ausgerufen. Meist blieb davon wenig übrig. Viele fragen sich, ob sich das auch nach der Corona-Pandemie so verhalten wird. Gerade weil wir uns mittlerweile alle in einer Phase der Erschöpfung und Frustration befinden.

Es gibt einen Grund warum es dieses Mal anders sein wird und warum der Wandel kommen wird. Keine relevante Gruppe ist gegen ihn! Die Politik steht hinter dem Trend von Digitalisierung und Homeoffice. Der öffentliche Nahverkehr in den Großstädten wird entlastet und Familie und Beruf sind leichter vereinbar. Zwar sind Frauen derzeit die großen Verlierer in der Krise. Das wird sich jedoch nach der Krise ändern, wenn die Kinder wieder zuverlässig in Kita und Schule gehen und sich beide Elternteile besser absprechen können. Ebenso hat die Politik begriffen, dass wir um die Digitalisierung nicht herumkommen und dass wir den Anschluss an andere Länder und die Weltwirtschaft nicht verlieren dürfen.

Die Arbeitgeber schätzen die Kostenvorteile des eingesparten Büroraums. Sie haben verstanden, dass sie dem überwiegenden Teil der Arbeitnehmerschaft vertrauen können und die notwendige Arbeit auch geleistet wird, wenn nicht alle permanent im Büro zusammensitzen.

Und die Arbeitnehmer freuen sich über mehr zeitliche Flexibilität. Die Arbeit von „nine to five“ wird nicht mehr das gängige Modell sein. Im eigenen Arbeitsbereich wird man eigenständiger und selbstbewusster agieren können und zu den Zeiten am Schreibtisch sitzen, die für einen selbst mit am konstruktivsten sind.

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