Tipps für Konferenzen im Homeoffice

Die Online-Konferenz im Homeoffice

Jeder hat sie gleich vor Augen; sie sind schon lustig zu betrachten und zaubern direkt ein Schmunzeln ins Gesicht. Die Rede ist von entzückenden bis peinlichen Videos, die viral gehen, weil sich Mitarbeiter während der Online-Konferenz nicht (mehr) bewusst darüber sind, dass alles was sie zeigen, direkt und live an die Kollegen übertragen wird.

Da übernehmen süße Zweijährige oder knuffige Vierbeiner das Zepter im digitalen Meeting oder der Chef lässt die Hosen runter, weil er vergessen hat, bewusst aus der Sitzung auszusteigen. Oben herum sitzt sein Auftritt wie eh und je. Nachdem er sich jedoch fein säuberlich gestreckt hat und aufgestanden ist, marschiert er gemütlich in lässiger Boxershorts von dannen.

Sorgte das in den ersten Tagen der Pandemie noch für allgemeine Heiterkeit, wird nach einem Jahr im Homeoffice von allen Beteiligten mehr Professionalität erwartet. Zumal die digitalen Konferenzen nicht immer nur mit deinen eigenen Kollegen stattfinden. Häufig hast du es mit wichtigen oder zukünftigen Kunden zu tun, bei denen du mit deiner ganzen Kompetenz punkten und wichtige Botschaften an den Mann bringen möchtest.

Zum souveränen Auftritt helfen dir die fünf folgenden Tipps:

Die perfekte Online-Konferenz – dein technisches Setting

An dieser Stelle gehen wir davon aus, dass die grundsätzlichen technischen Voraussetzungen so weit vorhanden sind. Dass es also ein weitgehend funktionierendes W-Lan gibt und du nicht permanent abgehackt visuell und/oder auditiv übertragen wirst.

Neben der Tatsache, dass man natürlich in der Sache überzeugen möchte, ist es wichtig, dass du dich kompetent und interessant präsentierst. Man soll dir und deinen Plänen gegenüber aufgeschlossen sein und deswegen darfst du dich auf keinen Fall langweilig und eindimensional präsentieren. Deine Technik ist ein großer Teil des Erfolgs und sollte aus diesem Grund sorgfältig vorbereitet sein.

Der passende Hintergrund

Eine weiße Wand ist Langeweile pur. Auch ein Fenster im Rücken ist sehr unvorteilhaft Damit siehst du aus, wie vor die Wand gestellt und kommst wie ein Teilnehmer eines Zeugenschutzprogrammes rüber. Du hebst dich nur wenig vom Hintergrund ab und gibst deinem gegenüber kaum die Möglichkeit, den Blick ein wenig schweifen zu lassen und dich dabei kennenzulernen. Viel besser ist es, deinen Mitstreitern einen Hintergrund mit einer gewissen Tiefe anzubieten. Das können ausgewählte Bilder oder eine interessant wirkende Bücherwand sein. Es hilft offline mal den Blick auf den eigenen Hintergrund zu richten und die eigene Wirkung zu testen, denn ein spannender Hintergrund macht auch dich interessant.

Den Hintergrund gilt es auch zu bedenken, wenn du nicht aus dem heimischen Office, sondern mal aus einem Hotelzimmer konferierst. Wähle auch dort einen günstigen Hintergrund.

Die richtigen Lichtverhältnisse

Die solltest du keinesfalls unterschätzen. Es ist ein immens wichtiger Einflussfaktor. Am besten machst du das Deckenlicht gleich aus. Das präsentiert dich mit Sicherheit ungünstig. Angebracht ist es, mit Licht und Schatten zu arbeiten. Das schafft Dreidimensionalität und die passende Stimmung. Auch wenn ihr euch nur digital gegenübersitzt, kannst du so eine stärkere Präsenz erzeugen.

Hilfreich sind deswegen indirekte Lichtquellen. Eine Tischlampe im Hintergrund wirkt Wunder und strukturiert den Raum. Des Weiteren solltest du den Bildschirm auf weiß stellen, auch das sorgt für Erhellung deiner Person. Wer ganz professionell ans Werk gehen möchte, besorgt sich eine Akku-LCD-Leuchte und stellt sie seitlich der Kamera auf. Damit lässt sich nicht nur die Intensität, sondern auch der Calvin-Wert einstellen, also wie kalt oder warm das Licht wirkt. Je nach Situation oder Fachbereich lässt sich genau die Stimmung erzeugen, die erforderlich ist.

Die perfekten Kamera- und Toneinstellungen

Agiere auf Augenhöhe mit deinen Kollegen oder Geschäftspartnern! Wenn du sowieso am PC oder am Laptop arbeitest, gelingt das fast von alleine. Falls es nicht ganz reicht, vielleicht auch weil du während des Meetings gerne mal aufstehst, kannst du ein bis zwei Bücher unterlegen, damit du die Kamera direkt vor Augen hast. Noch besser ist in dieser Situation ein höhenverstellbarer Schreibtisch, den du exakt hoch- oder runterfahren kannst.

Führst du deine Meetings überwiegend mit dem Handy durch, punktet auch hier ein höhenverstellbarer Schreibtisch. Du kannst dich aber auch für ein Stativ entscheiden, das du so justierst, dass du deine Augen unangestrengt in die Kamera richten kannst. Wirst du nämlich von unten nach oben übertragen, wirkst du zu groß, überdimensional und dominant. Da du deine Mitstreiter nicht das Fürchten lehren möchtest, ist das keine günstige Einstellung. Umgekehrt wirkst du klein und verletzlich, wenn du dich von oben nach unten gerichtet filmst. Auch damit übermittelst du nicht die richtige Botschaft.

Nichts ruiniert ein Online-Meeting schneller als ein schlechter Übertragungston: Schreckliche Rückkopplungen, hallende Stimmen und nervige Hintergrundgeräusche wirken alles andere als professionell. Auch wenn deine (Geschäfts-)Partner, das Gefühl haben, dass du meilenweit vom Mikrofon entfernt sitzt und sie dich kaum hören können, ist das der Sache kaum dienlich. Es macht also Sinn, entweder mit einem externen Mikrofon oder einem Headset zu arbeiten, um gut und deutlich verstanden zu werden.

Kleine Audiostörungen neigen dazu, sich zu verstärken, je mehr Teilnehmer an einem Meeting teilnehmen, und sich zu einer Kräfte zehrenden Kakophonie zu entwickeln. Aus diesem Grund ist es eine gute Praxis, dass die Teilnehmer ihren Ton stumm schalten, bis sie etwas zu sagen haben. Bist du der Organisator des Meetings, musst du die Teilnehmer möglicherweise an diese Verhaltensregel erinnern. Wenn dein Meeting-Tool dies zulässt, kannst du alle Teilnehmer stummschalten und sie auffordern, die Stummschaltung bei Bedarf wieder aufzuheben. Als Leiter der Konferenz solltest du immer zu hören und zu sehen sein. Mit den Teilnehmern muss u. U. aus Datenschutz-Gründen abgestimmt werden, ob sich alle filmen lassen wollen oder nicht.

Bei wichtigen geschäftlichen Besprechungen solltest du vielleicht dafür sorgen, dass du währenddessen nicht gestört wirst. Das ist in Zeiten von Homeoffice, das auf Homeschooling trifft, vielleicht nicht ganz einfach. Mit einem Zeichen oder Schild an der Bürotür kannst du aber vielleicht dafür sorgen, dass du bei ganz wichtigen Konferenzen ungestört bleibst.

Die perfekte Online-Konferenz – dein souveräner Auftritt

Dazu zählen in erster Linie Körpersprache und Aussehen. Die Grundlagen, wie man sich und seine Perspektiven rüber bringt, unterscheidet sich nicht allzu sehr von der Präsenzkonferenz. An der würdest du auch nicht mit ungewaschenen Haaren und fleckigem Oberhemd teilnehmen. Du würdest dich nicht auf den Sitz lümmeln und durch dein Handy scrollen. Ähnliches gilt für die Onlinesitzung.

Dein Äußeres

Zu einer guten Struktur des Homeoffice gehört es, dass du ähnlich auf dein Äußeres achtest wie an Bürotagen auch. Die Highheels oder die Krawatte kannst du getrost im Schrank lassen, aber ansehnlich solltest du dich trotzdem an den Arbeitsplatz begeben. Auch wenn keine Konferenzen geplant sind, können spontane Meetings entstehen, deswegen können ein bisschen Lippenstift und der Einsatz eines Kamms auf keinen Fall schaden. Ein letzter Blick in den Spiegel oder in die Kamera, bevor der Arbeitstag losgeht, kann da auf keinen Fall schaden.

Um während der Konferenz nicht plötzlich in Jogging- oder gar in Unterhose dazustehen, ist die Strategie sich nur oben herum schick zu machen, keine gute. Es kann immer zu Umständen kommen, die einen dazu zwingen aufztustehen oder man vergisst in der Tat, sich auszuloggen und schon ist es passiert. Schließlich musst du dich – gerade als Leiter – um viele Aspekte kümmern, da sollte die Sorge um die Garderobe deine kleinste sein.

Deine Körperhaltung

Eine knifflige, aber wichtige Herausforderung ist die Aufrechterhaltung des Augenkontakts – oder der Illusion von Augenkontakt bei wichtigen Botschaften. Niemand schafft es, die ganze Zeit in die Kamera zu schauen. Auch im echten Gespräch blickt man niemandem offensiv und dauerhaft in die Augen. Das würde als anstarrend und deshalb unangenehm empfunden werden. Aber bei der Übermittlung von wichtigen Botschaften solltest du unbedingt den Blick in die Kamera richten, um Kontakt zum Gegenüber aufzubauen. Das wirkt direkt und ehrlich. Blickst du auf den Bildschirm, und damit den anderen vermeintlich in die Augen, könnte es danach aussehen, als versuchtest du, den Blickkontakt zu vermeiden.

In diesen Bereich gehört auch die Sitzhaltung. Sie sollte wie deine Geistes- und Kommunikationshaltung gerade und aufrecht sein. Die Konferenz halb liegend vom Sofa aus zu leiten, motiviert weder die Mitarbeiter noch überzeugt sie wichtige Geschäftspartner. Diese Haltung darf auch erst aufgegeben werden, wenn das Meeting wirklich beendet ist. Das gilt insbesondere für den Gesichtsausdruck. Viele entlassen ihr freundliches Lächeln direkt mit der Verabschiedung und nehmen gar nicht war, dass sie für andere noch sichtbar sind. Das wirkt, als sei das Lächeln die gesamte Zeit aufgesetzt gewesen. Noch fataler kann es bei anderen Gesichtsausdrücken werden.

Ähnlich wichtig ist es, sich nicht die ganze Zeit hinter Tools oder Präsentationen zu verstecken. Klar baucht es Visualisierungen und Grafiken, aber spätestens nach der Vorstellung ist es wichtig, die eigene Person ins Spiel zurück zu bringen. Stelle dich wieder in den Mittelpunkt der Onlinekonferenz und unterstreiche damit deine Rede. Achte dabei darauf, dass man dich gut erkennen kann. Dein Gesicht und ein Teil deines Oberkörpers sollten voll im Bild sein. So bekommt man einen guten Eindruck von dir und du bis voll im Bilde. Im Gegensatz dazu solltest du vermeiden, dass dein Kopf teilweise „abgeschnitten“ ist. Gleichzeitig ist gerade bei der Verwendung des Handys darauf Wert zu legen, dass du nicht zu nah an der Kamera bist. Das bringt eher nicht so vorteilhafte Bilder, wenn deine Nase, ungünstig eingefangen, der Hauptakteur des Meetings ist. Tariere also den perfekten Abstand im Vorfeld aus.

Schlussendlich ist es hilfreich, sich bei der Einrichtung des Online-Arbeitsplatzes in die Sicht- und Denkweise des Gegenübers hineinzuversetzen: Warum sollte der dir seine Aufmerksamkeit schenken?“Präsentiere dich so, wie du dich selbst sehen möchtest, um als souverän wahrgenommen und anerkannt zu werden.

Nicolas Schultz