Interne Unternehmenskommunikation – die Grundlage für eine erfolgreiche Unternehmensführung

Niemand ist eine Insel! Und ein Unternehmen kann nur dann erfolgreich sein, wenn es über eine gut funktionierende, interne Kommunikation verfügt. Das mag bei einem Zwei-Personen-Unternehmen noch zwischen Tür und Angel funktionieren. Spätestens aber wenn dein Betrieb an Größe und Fahrt aufnimmt, sind feste Strukturen mit verlässlichen Instrumenten gefragt.

Nur wenn es dir als Unternehmensleitung gelingt, alle deine Mitarbeiter*innen umfassend auf dem Laufenden zu halten und in regelmäßigem Kontakt mit ihnen zu sein, wirst du deine Produkte und Dienstleistungen effektiv erzeugen und an den Mann bringen. Natürlich auch an die Frau. Aus diesem Grund bezeichnet man die interne Kommunikation eines Unternehmens auch als „PR nach innen“. Aber klären wir zunächst den Begriff.

Was genau ist eigentlich die interne Kommunikation eines Unternehmens?

Salopp formuliert: Ohne interne Kommunikation, keine Organisation. Stell dir vor, du hast zehn Mitarbeiter im Unternehmen. Jeder arbeitet zwar fleißig an seinem Arbeitsplatz, aber nichts wird aufeinander abgestimmt: Neue Mitarbeiter werden nicht eingeführt, ein Rädchen greift nicht ins andere. Es braucht nicht viel Fantasie, um sich vorzustellen, dass das Chaos direkt vor der Tür lauert, wenn die Vertriebler z. B. nicht in Kenntnis gesetzt werden, wie hoch die Produktionsrate im Werk ist oder wie lange die Lieferzeiten sind. So ist ein Unternehmen ein ständig miteinander kommunizierendes System.

In der Fachsprache beschreibt man die interne Kommunikation als das Instrument der Unternehmensführung, die die Übermittlung von Informationen sowie der Führung des Dialogs zwischen Unternehmensleitung und den Mitarbeiter*innen und zwischen diesen gewährleistet. Sie läuft auf verschiedenen Ebenen eines Unternehmens ab. Es kann formell oder informell, sowie vertikal oder horizontal kommuniziert werden.

Welche Formen der internen Kommunikation stehen dir zur Verfügung?

Grob unterscheidet man zwischen drei Säulen der internen Kommunikation. Zunächst gibt es das persönliche Gespräch, die schriftliche sowie die elektronische Kommunikation.

Das persönliche Gespräch

Darunter versteht man jeden Kommunikationskanal bei dem von Angesicht zu Angesicht miteinander gesprochen wird. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten:

Das Mitarbeitergespräch

Eine Form des persönlichen Gesprächs ist das Mitarbeitergespräch. Dabei findet ein direkter Informationsaustausch zwischen dir als Unternehmensleitung und (meist einem) Mitarbeiter*in statt.

Es hat in den meisten Fällen einen eher offiziellen Rahmen, in dem von einer Seite ein fixer Termin erbeten wird. Ebenso wird die Dauer des Gesprächs festgehalten. Zu denken ist hier etwa an ein Gespräch zur Gehaltsfrage, eine Leistungsbeurteilung oder das Anregen von Fördermaßnahmen. Trotz des offiziellen Rahmens geht es überwiegend um persönliche Themen, die nicht an die gesamte Belegschaft weitergetragen werden.

Das Meeting innerhalb einer kleinen Gruppe

Dabei geht es um die Diskussion gemeinsamer Projekte und Ziele, die das Unternehmen weiterbringen können. Eine Zeitschriften-Redaktion beispielsweise bespricht die Beiträge der kommenden Ausgabe. Eine Planungsabteilung entwickelt Veränderungen eines Produktmodells, damit es sich besser verkaufen lässt. Das Ziel ist ein gemeinsamer Austausch, das Poolen von Ressourcen und koordiniertes Vorgehen.

Solche Kleingruppen müssen miteinander harmonieren und gut organisiert sein, damit sie produktiv arbeiten können.

Die Betriebsversammlung

Eine solche Versammlung ist offiziellerer Natur und findet in Unternehmen statt, die über einen Betriebsrat verfügen. Ein Betriebsrat ist zwar keine Pflicht, aber sind in deinem Unternehmen mehr als fünf ständig wahlberechtigte Mitarbeiter*innen, so haben sie ein Recht darauf.

In einer solchen Veranstaltung informiert der Betriebsrat z.B. über die aktuelle Situation des Unternehmens, bevorstehende Veränderungen, Zukunftsaussichten usw. Je nach Betriebsgröße ist sie recht aufwendig und muss gut organisiert sein.

Events

Gehören mittlerweile zum guten Ton eines jeden Unternehmens und dienen dem Aufbau und der Pflege einer Arbeitgebermarke. Angesichts des zunehmenden Personal- und Fachkräftemangels sowie Talentwettbewerbs vieler Branchen, machen es sich zahlreiche Unternehmen zum Ziel, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Dafür veranstalten sie in regelmäßigen Abständen emotional aufgeladene Events, wie z. B. einen Tag der offenen Tür, ein Familientag oder erlebnisreiche Ausflüge, bis hin zu aufwendigen Incentiv-Reisen für verdiente Mitarbeiter. Durch erlebnisreiche und interaktive Gestaltung wird das Wir-Gefühl des Unternehmens gefördert. Als attraktiver Arbeitgeber bemüht man sich um die Mitarbeitergewinnung und –bindung.

Die schriftliche Kommunikation

Auch hier stehen dir verschiedene Instrumente zur Verfügung:

Das schwarze Brett

Es dient vor allem der offiziellen und schnellen Weitergabe von Informationen innerhalb der Belegschaft. Neue Mitarbeiter können an diesem zentralen Ort vorgestellt werden, geänderte Öffnungszeiten der Kantine bekannt gegeben werden, ebenso wie für das Unternehmen wichtige terminliche Fristen und Ankündigungen.

Der Brief

Ist wieder zumeist persönlicher Natur, wenn es darum geht, eine Information einem einzigen Mitarbeiter*in zukommen zu lassen. Dafür sind verschiedene Anlässe denkbar. Ein Brief kann einen Geburtstagsgruß, eine Abmahnung oder eine Bewerbung enthalten.

Der allgemeingehaltene Weihnachtsgruß oder Informationsschreiben an die gesamte Belegschaft ist eine weitere Möglichkeit brieflich zu kommunizieren. In Einzelfällen wird der Brief auch zu betrieblichen Zwecken genutzt, wenn z.B. bestimmte Anordnungen und Vorgaben besonders dokumentiert werden sollen.

Die Mitarbeiterzeitschrift

Vielleicht nicht mehr ganz zeitgemäß, gehört sie jedoch mit zur ältesten Einrichtung interner Kommunikation. Auch hier werden neue Mitarbeiter, Ankündigungen sowie Zahlen des Unternehmens veröffentlicht.

Die elektronische Kommunikation

Email

Sie ist mittlerweile zum Klassiker in der internen Kommunikation geworden und dient zum gegenseitigen Austausch. Sie ist schnell verschickt, kann gut gespeichert und zurückverfolgt werden. Informationen durch die Unternehmensleitung werden in Form von Newslettern unter die Belegschaft gebracht.

Intranet

Die Plattform eignet sich bestens, für größere Unternehmen als zentrales Instrument, um miteinander zu kommunizieren oder Abläufe zu verfolgen. Je nach Zugangsberechtigung lässt sich genau festlegen, wer welche Daten und Informationen einsehen kann oder wer wie und in welcher Form antworten darf.

Videokonferenz

In Zeiten des Homeoffice die ideale Form, um fast direkt miteinander zu kommunizieren und sich auszutauschen. Aber auch, wenn man als weltumfassendes Unternehmen viele Auslandskontakte hat, die gepflegt werden wollen, bieten sich Videokonferenzen an.

Podcast

Mithin die neueste Form der internen Kommunikation. Gerade weil viele Mitarbeiter*innen von E-Mails in der Vergangenheit regelrecht überflutet wurden, gingen viele Mails und Newsletter gerne mal unter. Auch Außendienstler, die viel  im Auto unterwegs sind, können auf diese Weise auf dem Laufenden gehalten werden, indem sie dem Podcast folgen.

Außerdem können neue Angestellte in Form eines Interviews vorgestellt werden. Das macht sie schlagartig innerhalb des Unternehmens bekannt. Gleichzeitig fühlen sie sich wertgeschätzt, wenn sie auf diese Weise ins Unternehmen eingeführt werden.

Welche Vorteile hat eine gelungene interne Kommunikation?

Wie bereits angesprochen ist nur dann ein erfolgreiches Arbeiten innerhalb deines Unternehmens möglich, wenn alle gut miteinander vernetzt sind und sich verbindlich mit einander abstimmen können. Aber eine gut laufende interne Kommunikation erreicht noch viel mehr: Es bietet den Mitarbeitern Halt und Orientierung, wenn sie, was Unternehmensfragen anbelangt auf dem Laufenden gehalten werden. Wenn sie also erfahren, dass es einen neuen Abteilungsleiter gibt und wer das ist. Das steigert ihr Wohlbefinden und ihre Motivation.

Sind deine Mitarbeiter*innen im Bilde, hat das eine positive Wirkung nach außen. Deine Kunden sehen, dass in deinem Betrieb die Abläufe stimmig gehandhabt werden und sie es mit zufriedenen Angestellten zu tun haben. So einem Unternehmen vertraut man als Kunde. Man nimmt deren Dienstleistung gerne in Anspruch oder kauft die angebotenen Produkte.

Arbeiten alle Hand in Hand, weil die interne Kommunikation klappt, gibt es der Belegschaft eine Anleitung für die korrekte Ausführung von Tätigkeiten an die Hand. Abläufe können so klar geregelt werden, Wissen wird innerhalb des Unternehmens weitergegeben. Davon profitieren alle und so kommt es vielleicht gar nicht zu einem weiteren Vorteil, den eine gelungene interne Kommunikation zu bieten hat: der Konfliktlösung.

Sollte es dennoch mal haken, werden Unstimmigkeiten erst gar nicht groß und können in der entsprechenden Form direkt beigelegt werden.

Wer ist im Unternehmen verantwortlich für die interne Kommunikation?

Interne Kommunikation ist in den meisten Unternehmen mittlerweile so wichtig geworden, dass es zunehmend professionalisiert wird. Das bedeutet, es gibt bereits in vielen Unternehmen einen Manager, der (je nach Größe des Betriebs) komplett für die interne Kommunikation verantwortlich ist oder Jemanden, der diese Aufgabe mit übernimmt.

Die betreffende Person kümmert sich in Absprache mit der Unternehmensleitung ausschließlich um den beiderseitigen Informationsfluss zwischen dir und deinen Angestellten. Dazu benötigt er Fähigkeiten aus verschiedenen Bereichen: Das sind zum einen Medien- bzw. Kommunikationskompetenzen, betriebswirtschaftliches Knowhow, psychologische Basiskenntnisse und ein Gespür für Menschen und das entsprechende Setting. Führe ich beispielsweise ein äußerst sensibles Gespräch, sollte der Schreibtisch im Büro nicht als Barriere zwischen zwei Personen störend sein. Besser wäre es, ein offenes Setting innerhalb einer Sitzgruppe zu wählen.

Wieso handelt es sich bei der persönlichen Kommunikation um eine Sonderform?

Das ist so, weil sie je nach Situation ein bestimmtes Drumherum erforderlich macht. Während eine Mail einfach nur von einem Arbeitsplatz zum anderen wandert und man das schwarze Brett im Vorbeigehen besuchen kann, benötigt die persönliche Kommunikation, je nach Anlass das passende Ambiente.

Bestellst du als Unternehmensleitung einen Mitarbeiter in dein Büro ein, mit dem du ein ernsthaftes Gespräch führen musst, solltest du das Setting je nach Anlass wählen. Musst du deinen Mitarbeiter verwarnen und trittst somit als Autoritätsperson auf, macht es Sinn mit Hilfe des Schreibtischs eine klare Linie zu ziehen und damit die Fronten zu klären. Möchtest du ein eher einfühlsames Gespräch mit deinem Angestellten führen, weil du das Gefühl hast, dass er ein Problem hat, das ihn in seiner Tätigkeit ausbremst, ist die Sitzgruppe der bessere Ort. So wird es ihm eher gelingen, sich zu öffnen.

Auch in Meetings ist das Setting entscheidend für den Erfolg. Je nach Unternehmen sollten Konferenzräume in ausreichender Anzahl vorhanden sein. In einem zweiten Schritt sollten sie adäquat ausgestattet sein. Tagt man nur in kleinen Gruppen, macht ein riesiger Konferenztisch für ca. 20 Personen keinen Sinn und umgekehrt. Die Planungsabteilung muss vielleicht mit ihren Laptops am Konferenztisch sitzen, die Kreativabteilung wirbelt eher mit Modellen durch den Raum und der Veranstaltungsabteilung reichen gute Bürostühle, die leicht zu bewegen sind und eine Flipchart, um ihre Projekte voranzutreiben. Das hängt natürlich von der Art eines jeden Unternehmens ab. Gemein ist ihnen jedoch allen, dass das Schauplatz jeder persönlichen Begegnung von entscheidender Bedeutung ist.

Auch zu einer guten Betriebsversammlung gehört eine gute Ausstattung. Die Mitarbeiter sollen sich willkommen fühlen. Für jeden soll es einen Platz geben. Hierfür sollte man zusätzliche Stühle vorhalten, die sich für die Angestellten einheitlich präsentieren. So wie sich auch das Unternehmen nach außen hin präsentieren sollte. Stückelt man die Stühle nach Bedarf zusammen, wirkt das Ambiente gleich chaotisch und improvisiert.

Weiterhin muss die Akustik stimmen und jeder muss sehen können, was vorne passiert. Ähnliches gilt für Events, die im eigenen Unternehmen stattfinden. Ein Essen muss genau so möglich sein, wie ein Gaming-Event. Gerade in der Face-to-Face Begegnung ist das richtige Handlungsumfeld die Basis einer guten Interaktion.

Aus diesem Grund solltest du in deiner internen Kommunikation auch die kleinen aber feinen Vorbereitungen bedenken, damit sie reibungslos gelingen kann.

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Nicolas Schultz